Rôles et Responsabilités

Le « propriétaire » d’un trial est l’organisation de gestion de crise qui est principalement chargée du trial en question. Si, d’une part, les trials sont des efforts collectifs, il ne devrait y avoir qu’une seule organisation en charge de la planification, de l’exécution et de l’évaluation des activités. Ce rôle important englobe les responsabilités suivantes :

1. Élaborer un scénario approprié afin que les besoins capacitaires et les besoins de la principale partie prenante soient incorporés dans le trial (élaboration du scénario) ; 
2. Accueillir le trial-même à l’aide d’un ou de plusieurs emplacements et s’assurer que l’emplacement choisi est adapté à la finalité du trial (hôte du trial) ; 
3. Diriger le trial. Le directeur a un rôle de premier plan dans toutes les phases et, comme son titre l’indique, il ou elle donne les bonnes directions : par exemple, le directeur lance le trial pendant la phase d’exécution proprement dite et a le droit de l’arrêter à tout moment, en cas de problème et/ou pour mettre en place des mesures d’atténuation ;
4. Gérer l'événement du trial en termes de logistique (par ex. les salles et l’équipement), de sécurité (par ex. s’assurer que les personnes participant au trial ne sont pas en danger), de médias (par ex. s’occuper des médias avant et après l’événement) et de participants (des acteurs actifs aux acteurs passifs : acteurs, observateurs et invités).

Le coordinateur technique est chargé de la bonne configuration technique du scénario du trial, afin qu’une évaluation adéquate des solutions sélectionnées puisse être réalisée. Plus précisément, les trois responsabilités suivantes doivent être assumées par le coordinateur technique :

1. Le premier aspect concerne l’application de la test-bed technical infrastructure. Le coordinateur technique s’assure que la test-bed technical infrastructure est ajustée en fonction des décisions prises lors de la phase de préparation et des retours d’expérience lors de la répétition, et que tous les éléments fonctionnent sans problème avec les solutions testées. Pendant le trial, le coordinateur technique supervise tous les aspects techniques (par ex. l’intégration avec les outils déjà existants à l’emplacement du trial, l’échange de données, etc.).
2. C’est la raison pour laquelle le coordinateur technique est également chargé d’une gestion appropriée des prestataires de solutions. Les prestataires de solutions participent activement au développement du trial, car ils savent comment intégrer au mieux leurs solutions dans les scénarios du trial. Par conséquent, les prestataires de solutions doivent participer aux réunions pertinentes avant la phase d’exécution, afin d’avoir un aperçu complet des activités. Le rôle du coordinateur technique ne prend pas fin à la fin de l’exécution du trial. En fait, le coordinateur technique travaille en étroite collaboration avec le coordinateur de l’évaluation pour fournir des informations sur l’application générale du banc d’essai.
3. Une autre responsabilité clé concerne la gestion de la formation à dispenser aux participants au trial. Le coordinateur technique prend les décisions au sujet des besoins de formation en déterminant la manière de former les acteurs qui utilisent activement les solutions sélectionnées pendant le trial. Pour ce faire, les prestataires de solutions doivent être informés et participer dès le départ à la conception générale du trial.  

la TGM s’articule autour d’une approche axée sur le praticien, qui se reflète par dessein dans chaque phase et étape. Le terme « praticiens » désigne toutes les parties prenantes à la gestion de crise concernées. Depuis la sélection de solutions potentielles en commençant par l’évaluation des besoins capacitaires dans un contexte spécifique aux praticiens de la gestion de crise, jusqu’à l’évaluation finale des solutions potentiellement innovantes, c’est le praticien qui a le dernier mot sur ce qui doit être évalué, dans quel contexte, comment et sur ce que les résultats signifient du point de vue des praticiens. Afin de garantir la prise en compte de leurs intérêts spécifiques, un coordinateur des praticiens dédié servira de contrôleur approprié.

1. La première responsabilité couvre la (co-)participation des praticiens de la gestion de crise aux phases et étapes respectives de l’application de la TGM. Là, il est essentiel d’identifier les parties prenantes pertinentes pour chaque contexte du trial. Dans l’idéal, le coordinateur des praticiens doit avoir des antécédents dans le domaine de la gestion de crise. Cela faciliterait l’identification des bons profils de praticiens de la gestion de crise nécessaires à l’élaboration d’un scénario de trial aussi réaliste que possible. De plus, cela faciliterait l’identification des principaux indicateurs de la dimension gestion de crise. De plus, une communication claire des attentes doit être assurée, afin que tous les praticiens soient conscients que leur participation est également nécessaire après l’exécution du trial pour contribuer à l’interprétation et à la diffusion des résultats du trial. Le coordinateur des praticiens doit pouvoir demander avec tact aux praticiens de la gestion de crise un engagement de participation minimum tout en respectant les contraintes strictes que ces derniers ont du fait de leurs fonctions au quotidien. Dans le même temps, ce rôle sera régulièrement confronté à des attentes assez élevées de la part des autres rôles au sein du Comité du trial, de sorte qu’il devient absolument essentiel de traduire et de communiquer les réalités des praticiens de manière appropriée.
2. La deuxième responsabilité vise une gestion bien équilibrée des relations avec les praticiens de la gestion de crise. Cette tâche, plutôt axée sur la gestion, dépasse la (co-)participation liée au contenu des praticiens de la gestion de crise. Elle concerne en effet la création et le maintien d’un vivier de praticiens à même de jouer un rôle de participant direct aux trials et d’observateur (participant indirect) aux trials. Les fonctions principales portent sur les tâches de gestion des contacts, de communication et de reporting.

À l’instar du coordinateur des praticiens, le coordinateur de l’évaluation nécessite un rôle dédié en raison de l’importance de l’exécution des trials. L’objectif général des trials consiste à évaluer de manière robuste les solutions potentiellement innovantes. À son tour, l’évaluation proprement dite exige une neutralité, une indépendance et un degré adéquat de pouvoir décisionnaire. Par conséquent, il est recommandé de confier les responsabilités suivantes à une personne qui n’est pas responsable des activités des autres rôles.

1. Afin d’assurer une excellente qualité d’évaluation, le coordinateur de l’évaluation doit soigneusement interroger et vérifier l’application générale du banc d’essai dès le début d’un trial et jusqu’à la fin. Pour ce faire, une interaction étroite avec le coordinateur des praticiens est importante. La tâche suivante doit être un alignement entre les entrées des praticiens et les décisions du propriétaire du trial. Cela est nécessaire et doit être assuré par le coordinateur de l’évaluation. Ces résultats doivent être communiqués en permanence au coordinateur technique, qui à son tour doit régulièrement faire un retour d’information sur les contrôles d’alignement. Dans une configuration idéale, cela pourrait conduire à une évaluation très robuste des solutions innovantes dans des configurations réalistes. Cependant, la réalité sous- entend plusieurs contraintes, telles que la disponibilité partielle des praticiens, une durée insuffisante de l’exécution du trial ou une représentation inadéquate de scénarios réels dans des simulations virtuelles. Par conséquent, des compromis doivent être faits et le coordinateur de l’évaluation joue un rôle clé dans l’équilibre des coûts et des avantages des différentes configurations.
2. La responsabilité suivante concerne la gestion de l’évaluation du trial. Ici, le coordinateur de l’évaluation est chargé de traduire les objectifs convenus et les restrictions secondaires de la dimension trial en indicateurs et valeurs cibles appropriés. Cette tâche nécessite une collaboration étroite avec le propriétaire du trial.
3. Il en va de même pour la gestion de l’évaluation de la solution. Dans ce domaine, le coordinateur de l’évaluation est chargé de traduire les spécifications de la solution, exprimées en fonctions ou caractéristiques selon la taxonomie de la gestion de crise, sous forme de dimension solution dans le plan de collecte des données. La collaboration principale a lieu avec le coordinateur technique, qui doit aligner les indicateurs proposés en concertation avec les prestataires de solutions concernés. Leurs retours d’information doivent être intégrés de manière appropriée, afin que les solutions soient évaluées en fonction de ce qu’elles sont censées soutenir ou de ce qu’elles sont destinées à soutenir. À son tour, le coordinateur de l’évaluation est chargé de communiquer de manière adéquate les résultats de l’évaluation aux prestataires de solutions.
4. La responsabilité la plus difficile est probablement celle qui concerne la gestion de l’évaluation de la gestion de risque. Là, le coordinateur de l’évaluation compte sur une entrée appropriée concernant la façon dont les praticiens perçoivent l’efficacité des opérations de gestion de crise simulées pendant le trial. Ces définitions sont essentielles pour obtenir l’impact « réel » d’une solution sur la performance de la gestion de crise. En conséquence, les profils des praticiens de la gestion de crise requis doivent être communiqués à l’avance au coordinateur des praticiens, afin d’avoir accès à cette base extrêmement importante d’un trial. Une autre étape importante au cours de la phase de préparation consiste à communiquer les indicateurs relatifs au scénario au propriétaire du trial, afin de garantir une représentation adéquate des pratiques de travail réelles dans le scénario. Enfin et surtout, le coordinateur technique doit être informé des données requises du banc d’essai, afin que les données pertinentes puissent être collectées et stockées sous le bon format, selon la qualité requise, et en quantité appropriée. Enfin, au cours de la phase d’évaluation, la tâche principale consiste à mettre en rapport les résultats de la dimension gestion de crise aux résultats des dimensions trial et solution. Les changements dans la performance de la gestion de crise doivent être expliqués par une bonne interprétation concernant une éventuelle relation de cause à effet.