Ruoli e responsabilità

Il "titolare" del trial corrisponde all'ente di gestione della crisi. Il titolare è anche responsabile del trial nel suo complesso. Sebbene da un lato i trial siano degli sforzi collettivi, è opportuno che ci sia un'organizzazione ad assumersene la responsabilità. Le responsabilità associate a questo ruolo sono le seguenti:

1. Sviluppare uno scenario adeguato, affinché i gap e le esigenze dello stakeholder principale siano tenute in considerazione nel trial (sviluppo dello scenario); 
2. Svolgere il trial in una o più sedi assicurandosi che la sede prescelta sia adatta allo scopo;  
3. Dirigere il trial. Il direttore ha un ruolo prominente in tutte le fasi e, come suggerisce il nome stesso, deve dare le "direzioni giuste" da prendere: per esempio, deve dare il via al trial e può anche interriomperlo in qualsiasi momento, in caso di problemi e/o per adottare misure di mitigazione;
4. Gestire la logistica (ad es. stanze ed attrezzature), garantire la sicurezza (ad es. assicurando che le persone coinvolte nel trial non siano in pericolo), gestire i media (ad es. occupandosi dei media prima e dopo l'evento) e partecipanti (dagli "attori "attivi a quelli passivi: partecipanti, osservatori e ospiti).

Il coordinatore tecnico è responsabile di configurare correttamente lo scenario del trial dal punto di vista tecnico al fine di assicurare una valutazione adeguata delle soluzioni selezionate. Nello specifico, il coordinatore tecnico detiene le tre responsabilità che seguono:

1. Assicurarsi che l'infrastruttura tecnica del cosiddetto Test-bed sia: configurata in base alle decisioni prese nella fase preparatoria; adattata in base alle esperienze delle prove generali; funzionante in tutte le sue componenti senza problemi. Durante il trial, il coordinatore tecnico supervisiona tutti gli aspetti tecnici (ad es. l'integrazione con strumenti già esistenti nella sede del trial, lo scambio dei dati, ecc.).
2. Il coordinatore tecnico è anche incaricato di gestire i solution provider. Questi ultimi sono direttamente coinvolti nello sviluppo del trial perché sanno come integrare al meglio le loro soluzioni negli scenari e partecipano quindi agli incontri che precedono la fase di esecuzione vera e propria.
3. Una ulteriore responsabilità chiave è rappresentata dalla gestione del training ai partecipanti al trial. Il coordinatore tecnico prende le decisioni in merito al training necessario, definendo come formare i partecipanti che utilizzano attivamente le soluzioni selezionate durante il trial. Per farlo, sarà necessario dare istruzioni ai solution provider e coinvolgerli nella progettazione fin dall'inizio. 

La TGM è pensata – in ogni fase e step - per i professionisti del settore, ovvero per tutti gli stakeholder che contribuiscono a gestire le crisi. Sono loro, quindi, avere l'ultima parola su ciò che deve essere valutato, in quale contesto e come interpretare i risultati all'interno di un ambito professionale specifico. Per questo c'è bisogno di nominare una persona adeguata e dedicata in merito.

1. La prima responsabilità di questo ruolo riguarda la la (co-)partecipazione dei professionisti della gestione delle crisi nelle rispettive fasi e nei rispettivi passaggi dell'applicazione della TGM. A questo punto è essenziale identificare gli stakeholder pertinenti per ciascun contesto del trial. il coordinatore dei professionisti del settore dovrebbe avere un background adatto per facilitare la selezione di profili professionali adeguati e sviluppare una scenario che sia il più possibile aderente alla realtà. Questo faciliterebbe anche l'identificazione di metriche di valutazioni specifiche per la cosiddetta "dimensione della gestione della crisi". È necessario anche far sì che le aspettative vengano comunicate chiaramente, affinché tutti i professionisti siano consapevoli del fatto che la loro partecipazione è necessaria anche dopo l'esecuzione del trial per contribuire a interpretare i dati e divulgare i risultati. Il coordinatore dei professionisti deve dimostrarsi sensibile nel richiedere un impegno minimo e sostenibile ai professionisti della gestione delle crisi, rispettando al contempo le rigide limitazioni a cui questi devono sottostare in relazione alle loro mansioni quotidiane. Allo stesso tempo, questo ruolo si troverà a dover fronteggiare aspettative molto elevate da parte degli altri ruoli nel comitato del trial e pertanto dovrà essere in grado di comunicare le realtà dei professionisti in maniera ottimale.
2. La seconda responsabilità è incentrata su una gestione ben equilibrata delle relazioni tra i vari professionisti. Questa attività prettamente gestionale va oltre la (co-)partecipazione relativa ai contenuti dei professionisti della gestione delle crisi perché comporta il nominare un gruppo di professionisti come partecipanti diretti al trial e come osservatori (partecipanti indiretti ) al trial. Le funzioni principali consistono nella gestione dei contatti, nella comunicazione e nella presentazione delle attività.

In modo simile al coordinatore dei professionisti, il coor- dinatore della valutazione richiede un ruolo apposito data l'importanza dell'esecuzione dei trial. L'obiettivo generale dei trial è una solida valutazione di soluzioni potenzialmente innovative. A sua volta, la valutazione vera e propria richiede neutralità, indipendenza e un livello adeguato di potere decisionale. Si consiglia pertanto di affidare le seguenti responsabilità a qualcuno che non si stia già occupando di altro.

1. Per assicurare una valutazione di alta qualità, il coordinatore della valutazione deve verificare con attenzione l'applicazione complessiva del Test-bed dall'inizio alla fine del trial. Per farlo è importante collaborare attivamente con il coordinatore dei professionisti. Come attività successiva, è necessario che stabilisca e assicuri un allineamento tra i contributi dei professionisti e le decisioni del titolare del trial. Questi risultati devono essere costantemente comunicati al coordinatore tecnico, che a sua volta deve fornire feedback su base regolare. In una situazione ideale, ciò potrebbe portare a una valutazione altamente efficace delle soluzioni innovative in contesti realistici. La realtà comporta tuttavia dei limiti tra cui la mancanza di tempo necessario da parte dei professionisti della gestione delle crisi, una durata insufficiente dell'esecuzione del trial o la raffigurazione inadeguata degli scenari reali nelle simulazioni virtuali. È quindi opportuno trovare dei compromessi e il coordinatore della valutazione svolge un ruolo essenziale nel bilanciare i costi e i benefici di diverse opportunità.
2. La responsabilità successiva riguarda la gestione della valutazione del trial. In questo caso, il coordinatore della valutazione è responsabile di tradurre gli obiettivi concordati e le restrizioni della cosiddetta "dimensione del trial" in metriche e valori di riferi- mento adeguati. Questa attività richiede una forte collaborazione con il titolare del trial.
3. La stessa cosa vale per la gestione della valutazione delle soluzioni. In questo caso il coordinatore della valutazione ha il compito di far sì che le funzioni o le caratteristiche di una soluzione, definite in base alla tassonomia della gestione delle crisi, siano rappresentate nella "dimensione delle soluzioni" della raccolta dei dati. La collaborazione principale avviene con il coordinatore tecnico, che deve allineare le metriche suggerite con i solution provider. Il loro feedback deve essere incorporato adeguatamente, affinché le soluzioni vengano valutate in base a ciò che dovrebbero fare. A sua volta, il coordinatore della valutazione è responsabile di comunicare ai solution provider un feedback adeguato dei risultati osservati.
4. La responsabilità più impegnativa riguarda probabilmente la valutazione della gestione della crisi crisi. In questo caso il coordinatore della valutazione si affida a un contributo adeguato da parte dei professionisti su come essi percepiscono l'efficacia delle operazioni di gestione della crisi simulate durante il trial. Queste definizioni sono essenziali per capire l'impatto "reale" di una soluzione sulle prestazioni di gestione della crisi. Di conseguenza, i profili dei professionisti della gestione delle crisi necessari in questo contesto devono essere comunicati in anticipo al coordinatore dei professionisti. Un altro passaggio importante durante la fase di preparazione è quello di comunicare al titolare del trial le metriche relative allo scenario, al fine di garantire una raffigurazione accurata e realistica dei processi nello scenario stesso. Infine, ma non meno importante, il coordinatore tecnico deve essere informato sui dati necessariper il Test-bed di modo che i dati pertinenti siano raccolti e conservati nella quantità, qualità e formato adeguati. Da ultimo, l'attività principale durante la fase di valutazione è di mettere in relazione i risultati nella "dimensione della gestione della crisi" con quelli nelle" dimensioni del trial" e della "dimensione della soluzione". Sarà necessario spiegare le modifiche delle prestazioni di gestione della crisi cercando di dare loro un senso in relazione a un potenziale rapporto di causa-effetto.