Rollen en verantwoordelijkheden

De 'eigenaar' van een trial is de CM-organisatie die voornamelijk verantwoordelijk is voor de trial zelf. Enerzijds zijn trials collectieve inspanningen, maar er moet één organisatie zijn die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het plannen, uitvoeren en evalueren van de activiteiten. Deze belangrijke rol omvat de volgende verantwoordelijkheden:

1. Een goed scenario ontwikkelen zodat de tekortkomingen en behoeften van de belangrijkste belanghebbenden worden vastgelegd in de trial (scenario-ontwikkeling); 
2. De trial zelf hosten op een of meer locaties en zorgen dat de gekozen locatie geschikt is voor het doel van de trial (trialhost); 
3. De trial leiden. De regisseur heeft een prominente rol in alle fasen en geeft de juiste aanwijzingen: zo initieert de regisseur de trial tijdens de daadwerkelijke uitvoering en heeft hij of zij het recht om deze op elk moment stop te zetten in geval van problemen en/of om risicobeperkende acties te nemen;
4. Het managen van de trialgebeurtenis wat betreft logistiek (bijvoorbeeld ruimtes en apparatuur), veiligheid (bijvoorbeeld zorgen dat de mensen die bij het proces betrokken zijn geen gevaar lopen), media (bijvoorbeeld omgaan met de media voor en na de gebeurtenis) en deelnemers (van actieve tot passieve spelers: spelers, waarnemers en gasten).

De technisch coördinator is verantwoordelijk voor een goede technische opstelling van het trialscenario, zodat een adequate beoordeling van de geselecteerde oplossingen wordt gegarandeerd. De volgende drie verantwoordelijkheden moeten met name door de technisch coördinator worden vervuld:

1. Het eerste aspect is de toepassing van de Test-bed Technical Infrastructure. De technisch coördinator zorgt dat de Test-bed Technical Infrastructure wordt aangepast volgens de beslissingen die zijn genomen in de voorbereidingsfase en de tijdens de repetitie geleerde lessen en dat alle componenten vlot samenwerken met de aan een trial onderworpen oplossingen. Tijdens de trial ziet de technisch coördinator toe op alle technische aspecten (bijvoorbeeld integratie met oudere hulpmiddelen op de triallocatie, gegevensuitwisseling, etc).
2. Daarom is de technisch coördinator ook verantwoordelijk voor een goede begeleiding van oplossingsleveranciers. Oplossingsleveranciers zijn actief betrokken bij de ontwikkeling van de trial, omdat ze weten hoe ze hun oplossingen het beste in de trialscenario's kunnen integreren. Daarom moeten oplossingsleveranciers voorafgaand aan de uitvoeringsfase deelnemen aan relevante vergaderingen, zodat ze een uitgebreid overzicht van de activiteiten kunnen krijgen. De rol van de technisch coördinator eindigt niet aan het einde van de trialuitvoering. In feite werkt de technisch coördinator nauw samen met de evaluatiecoördinator om inzicht te geven in de algehele toepassing van de testomgeving.
3. Een andere belangrijke verantwoordelijkheid is het trainingsmanagement dat aan de trialdeelnemers moet worden verstrekt. De technisch coördinator neemt beslissingen met betrekking tot de trainingsbehoeften door te beslissen hoe de spelers worden getraind die de geselecteerde oplossingen actief gebruiken tijdens de trial. Hiervoor moeten oplossingsleveranciers vanaf het begin instructies krijgen en betrokken worden bij het algehele ontwerp van de trial.  

De TGM draait om een ​​aanpak die gericht is op crisisprofessionals en die door het ontwerp wordt weerspiegeld in elke fase en stap. De term 'crisisprofessionals' staat voor alle relevante CM-belanghebbenden. Beginnend met de selectie van mogelijke oplossingen met de hiaatbeoordeling in een specifieke CM-professionalscontext tot de uiteindelijke beoordeling van de potentieel innovatieve oplossingen is het de crisisprofessional die het laatste woord heeft over wat moet worden beoordeeld, in welke context, en hoe en wat de resultaten betekenen vanuit het perspectief van de hulpverlener. Om het door de crisisprofessional aangestuurde karakter van de TGM te waarborgen, zal een toegewijde crisisbeheersingscoördinator dienst doen als een goede bewaker.

1. De eerste verantwoordelijkheid betreft de (mede)deelname van CM-professionals aan de respectievelijke fasen en stappen van de TGM-uitvoering. Het is daarom belangrijk om voor elke trialcontext relevante belanghebbenden te identificeren. In het ideale geval moet de crisisbeheersingscoördinator een achtergrond in CM hebben. Dit vergemakkelijkt de identificatie van de juiste profielen van CM-professionals die nodig zijn om een ​​zo realistisch mogelijk trialscenario te ontwikkelen. Bovendien vergemakkelijkt het de identificatie van de belangrijkste statistieken voor de CM-dimensie. Daarnaast moeten de verwachtingen duidelijk worden gecommuniceerd, zodat alle crisisprofessionals zich ervan bewust zijn dat hun deelname ook na de uitvoering van de trial nodig is om bij te dragen aan de interpretatie en verspreiding van de trialresultaten. De crisisbeheersingscoördinator moet daarbij effectief zijn of haar best doen om een minimale inzet van de CM-beroepsprofessional te verkrijgen, met inachtneming van de beperkingen die crisisprofessionals hebben met betrekking tot hun dagelijkse taken. Tegelijkertijd zal deze rol regelmatig worden geconfronteerd met vrij hoge verwachtingen van de andere rollen in de TC, zodat een goede vertaling en communicatie van de realiteit van hulpverleners van vitaal belang wordt.
2. De tweede verantwoordelijkheid richt zich op een evenwichtig relatiebeheer met de CM-professionals. Deze nogal managementgerichte taak gaat verder dan de inhoudgerelateerde (mede)deelname van CM-professionals, omdat het verwijst naar de oprichting en instandhouding van een pool van crisisprofessionals als directe trialdeelnemers en (indirect deelnemende) trialwaarnemers. De belangrijkste functies beslaan contactbeheer, communicatie en rapportagetaken.

Net als de crisisbeheersingscoördinator vereist de evaluatiecoördinator een specifieke rol vanwege het belang van het uitvoeren van trials. Het algehele doel van een trial is de robuuste beoordeling van potentieel innovatieve oplossingen. De eigenlijke evaluatie vraagt ​​op haar beurt om neutraliteit, onafhankelijkheid en adequate beslissingsbevoegdheid. Daarom wordt aanbevolen om de volgende verantwoordelijkheden aan iemand toe te vertrouwen die niet verantwoordelijk is voor de activiteiten van de andere rollen.

1. Om een ​​hoge evaluatiekwaliteit te garanderen, moet de evaluatiecoördinator de algehele toepassing van de testomgeving vanaf het begin tot het einde van een trial zorgvuldig onderzoeken en verifiëren. Om dit te doen is een nauwe interactie met de crisisbeheersingscoördinator belangrijk. Als volgende taak is afstemming nodig tussen de input van de crisisprofessionals en de beslissingen van de trialeigenaar en moet deze worden bevestigd door de evaluatiecoördinator. Deze resultaten moeten continu worden meegedeeld aan de technisch coördinator, die op zijn beurt de afstemmingscontroles regelmatig moet terugkoppelen. In een ideale opstelling zou dit kunnen leiden tot een zeer robuuste beoordeling van innovatieve oplossingen in realistische opstellingen. De realiteit brengt echter verschillende beperkingen met zich mee, zoals de gedeeltelijke beschikbaarheid van crisisprofessionals, een ontoereikende lengte van de uitvoering van de trial of ontoereikende weergave van echte scenario's in virtuele simulaties. Daarom moeten compromissen worden gesloten en speelt de evaluatiecoördinator een belangrijke rol bij het in evenwicht brengen van de kosten en baten van verschillende opstellingen.
2. De volgende verantwoordelijkheid betreft het trial- evaluatiebeheer. Hier is de evaluatiecoördinator verantwoordelijk voor het vertalen van de overeengekomen doelstellingen en bijkomende beperkingen van de Trial-dimensie in de juiste statistieken en doelwaarden. Deze taak vereist een sterke samenwerking met de trialeigenaar.
3. Hetzelfde geldt voor het Oplossingsevaluatiemanagement. Op dit gebied heeft de evaluatiecoördinator de taak om de oplossingsspecificaties, uitgedrukt als oplossingsfuncties of -kenmerken volgens de CM-taxonomie, om te zetten in de Oplossing-dimensie van het gegevensverzamelingsplan. De belangrijkste samenwerking vindt plaats met de technisch coördinator, die de voorgestelde statistieken moet afstemmen met de betrokken oplossingsleveranciers. Hun feedback moet op de juiste manier worden verwerkt, zodat de oplossingen worden beoordeeld op basis van wat ze zouden moeten of willen ondersteunen. De evaluatiecoördinator zorgt op zijn beurt voor een adequate feedback van de beoordelingsresultaten naar de oplossingsleveranciers.
4. De meest uitdagende verantwoordelijkheid verwijst waarschijnlijk naar het CM-evaluatiebeheer. De evaluatiecoördinator vertrouwt namelijk op de juiste input over hoe de crisisprofessionals de effectiviteit ervaren van CM-activiteiten die tijdens de trial worden gesimuleerd. Deze definities zijn uiterst belangrijk om de 'echte' gevolgen van een oplossing voor de CM-prestaties te onthullen. De vereiste CM-professionalsprofielen moeten dan ook van tevoren worden meegedeeld aan de crisisbeheersingscoördinator om toegang te krijgen tot deze enorm belangrijke basis van een trial. Een andere belangrijke stap tijdens de voorbereidingsfase is het communiceren van de scenariogerelateerde statistieken aan de trialeigenaar, om te zorgen voor een adequate weergave van de feitelijke werkpraktijken in het scenario. Tot slot moet de technisch coördinator worden geïnformeerd over welke gegevens van de testomgeving vereist zijn, zodat de relevante gegevens worden verzameld en opgeslagen in de juiste kwaliteit, het juiste formaat en de juiste hoeveelheid. Ten slotte is het tijdens de evaluatiefase belangrijk om de resultaten in de CM-dimensie te relateren aan de resultaten in de Trial-dimensie en Oplossing-dimensie. Veranderingen in de CM-prestaties moeten worden verklaard door middel van een goede interpretatie met betrekking tot een mogelijke oorzaak-gevolgrelatie.