Rollen und Zuständigkeiten

Der/die Verantwortliche eines Trials ist die KM-Organisation, die für den Trial selbst verantwortlich ist. Während Trials zweifellos eine kollektive Anstrengung sind, sollte es dennoch eine Organisation geben, die für die Planung, Durchführung und Evaluation sämtlicher Aktivitäten zuständig ist. Zu dieser wichtigen Rolle gehören die folgenden Zuständigkeiten:

1. Die Entwicklung eines geeigneten Szenarios, sodass die Bedarfe und Anforderungen der wichtigsten Stakeholder im Trial erfasst sind (Entwicklung des Szenarios);  
2. physische und/oder digitale Ausrichtung des Trials selbst an einem oder mehreren Standorten und Sicherstellung der erforderlichen Anforderungen zur Durchführung des Trials; 
3. die Führung des Trials. Der oder die Trial Direktor/in spielt in allen Phasen eine wichtige Rolle und ist für zentrale Entscheidungen des Trials zuständig. Zum Beispiel startet der oder die Direktor/in den Trial während der eigentlichen Durchführung und hat das Recht, den Trial jederzeit anzuhalten, z. B., wenn es Probleme gibt und/oder wenn Mitigationsmaßnahmen ergriffen werden müssen;
4. Management des Trials in Bezug auf die Logistik (z. B. Räume und Ausstattung), Sicherheit (z. B. sicherstellen, dass die am Trial beteiligten Personen nicht in Gefahr gebracht werden), Medien (z. B. Kontakt zu den Medien vor und nach dem Ereignis) und Teilnehmende (von aktiven bis hin zu passiven Akteuren: Mitwirkende, Beobachter und Gäste)

Die technischen Koordinatoren sind für einen ordnungsgemäßen technischen Aufbau des Trial-Szenarios verantwortlich, sodass für eine angemessene Evaluation der ausgewählten Solutions gesorgt ist. Sie sollten insbesondere die folgenden drei Aufgaben übernehmen:

1. Der erste Aspekt ist die Anwendung der Technical Test-bed Technical Infrastructure. Die technischen Koordinatoren sorgen dafür, dass die Technical Test-bed Technical Infrastructure entsprechend der in der Vorbereitungsphase getroffenen Entscheidungen und der während der Probe gewonnenen Erkenntnisse angepasst wird und dass alle Komponenten mit den erprobten Solutions reibungslos zusammenarbeiten. Während des Trials überwachen sie alle technischen Aspekte (z. B. die Integration mit bestehenden Werkzeugen am Trial-Ort, den Datenaustausch usw.).
2. Deshalb sind die technischen Koordinatoren auch für ein ordnungsgemäßes Management der Anbieter innovativer Lösungen verantwortlich. Anbieter innovativer Lösungen sind aktiv an der Entwicklung des Trials beteiligt, weil sie am besten wissen, wie ihre Solutions in die Trial-Szenarien integriert werden können. Daher müssen die Anbieter innovativer Lösungen vor der Durchführungsphase an den relevanten Treffen teilnehmen, sodass sie einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten erhalten können. Die Rolle der technischen Koordinatoren endet nicht mit der Durchführung des Trials. Sie arbeiten eng mit den Evaluationskoordinatoren zusammen, um Einblicke in die Anwendung der Testumgebung insgesamt zu geben.
3. Eine weitere Hauptaufgabe sind die Schulungen für die Trial-Teilnehmenden. Die technischen Koordinatoren treffen Entscheidungen in Bezug auf die benötigten Schulungen, indem sie festlegen, wie die teilnehmenden KM-Praktiker für die Nutzung der Solutions geschult werden. Dazu müssen die Anbieter innovativer Lösungen angewiesen und von vornherein in die Entwicklung des Trials eingebunden werden.  

Die TGM verfolgt einen praxisorientierten Ansatz, was sich entsprechend in jeder Phase und in jedem Schritt im Aufbau widerspiegelt. Der Begriff „Praktiker steht für alle relevanten KM-Stakeholder. Beginnend mit der Auswahl potenzieller Solutions unter Evaluation des Bedarfs im spezifischen Kontext der KM-Praktiker bis hin zur abschließenden Evaluation der potenziell innovativen Solutions: Es sind die Praktiker, die das letzte Wort darüber haben, was in welchem Kontext und wie bewertet werden sollte und was die Ergebnisse aus der Perspektive der Praktiker bedeuten. Um den auf die Praktiker ausgerichteten Charakter der TGM sicherzustellen, sollte ein dedizierter Koordinator für die Praktiker eingesetzt werden.

1. Die erste Aufgabe deckt die aktive Beteiligung von KM-Praktikern an den jeweiligen Phasen und Schritten der TGM-Anwendung ab. Hier ist es wichtig, für den jeweiligen Trial-Kontext die relevanten Stakeholder zu identifizieren. Idealerweise verfügen die Koordinatoren für die Praktiker über einen Hintergrund im KM. Dies erleichtert die Identifikation der passenden Profile von KM-Praktikern, die für die Entwicklung eines möglichst realistischen Trial-Szenarios benötigt werden. Außerdem erleichtert es die Identifikation der wesentlichen Metriken für die KM-Dimension. Darüber hinaus muss gewährleistet werden, dass Erwartungen klar kommuniziert werden, sodass alle Praktiker wissen, dass ihre Teilnahme auch nach der Durchführung des Trials benötigt wird, um zur Auswertung und zur Verbreitung der Trial-Ergebnisse beizutragen. Der/die Praxiskoordinator(in) sollte darauf achten, sich mit den Praktikern auf ein Minimum der Beteiligung zu einigen. Hierbei ist besonders auf deren zeitliche Restriktionen zu achten. Gleichzeitig wird sich der/die Praxiskoordinator(in) regelmäßig ziemlich hohen Erwartungen von anderen Parteien im Trial-Ausschuss gegenübersehen. Daher sind eine richtige Übermittlung und die angemessene Kommunikation der Praktikerrealitäten maßgeblich.
2. Die zweite Aufgabe zielt auf ein ausgewogenes Beziehungsmanagement in Bezug auf die KM-Praktiker ab. Diese eher auf das Management ausgerichtete Aufgabe geht über die inhaltsbezogene (Ko-)Partizipation der KM-Praktiker hinaus, weil sie sich auf den Aufbau und den Erhalt eines Pools von Praktikern als direkte Teilnehmende des Trials und (indirekt teilnehmender) Trial-Beobachter bezieht. Zu den Hauptaufgaben gehören das Kontaktmanagement, die Kommunikation und die Berichterstattung.

Ähnlich wie die Praxiskoordination, benötigt auch die Koordination der Evaluation eine eigene Zuständigkeit. Grund ist die Bedeutung der Durchführung von Trials. Das Gesamtziel von Trials ist eine robuste Evaluation potenziell innovativer Solutions. Die eigentliche Evaluation erfordert wiederum Neutralität, Unabhängigkeit und einen angemessenen Grad an Entscheidungshoheit Es wird daher empfohlen, die folgenden Zuständigkeiten jemandem anzuvertrauen, der nicht für die Aktivitäten der anderen Zuständigkeiten verantwortlich ist.

1. Um eine hohe Evaluationsqualität zu gewährleisten, müssen die Evaluationskoordinatoren die gesamte Anwendung des Test-beds vom Anfang bis zum Ende eines Trials sorgfältig hinterfragen und überprüfen. Dafür ist eine enge Zusammenarbeit mit dem/der Praxiskoordinator(in) wichtig. Die nächste Aufgabe ist eine Abstimmung zwischen den Beiträgen der Praktiker und den Entscheidungen des/der Trial-Leiters(-in). Evaluationskoordinatoren sollten die Inputs der Praktiker ausreichend berücksichtigen. Diese Ergebnisse müssen den technischen Koordinatoren durchgehend kommuniziert werden. Diese wiederum sollten regelmäßig über die Anpassungsprüfungen berichten. Im Idealfall wird dies zu einer äußerst robusten Evaluation von innovativen Solutions unter realistischen Umgebungen führen. In der Realität gibt es jedoch verschiedene Einschränkungen, wie z. B. die begrenzte Verfügbarkeit von Praktikern, zeitliche Restriktionen bei der Trial-Durchführung oder die unzureichende Abbildung von realen Szenarien in virtuellen Simulationen. Daher müssen Kompromisse gefunden werden und die Evaluationskoordinatoren spielen eine wichtige Rolle bei der Kosten-/Nutzenabwägung verschiedener Konfigurationen.
2. Die nächste Aufgabe betrifft das Management der Trialevaluation. Hier sind die Evaluationskoordinatoren für die Übersetzung der vereinbarten Ziele und Restriktionen der Trial-Dimensionen in richtige Metriken und Zielwerte verantwortlich. Diese Aufgabe erfordert eine starke Zusammenarbeit mit dem/der Trial-Leiter(in).
3. Das Gleiche gilt für das Management der Evaluation der Solutions. In diesem Bereich besteht die Aufgabe der Evaluationskoordinatoren darin, die Spezifikationen der Solutions, ausgedrückt durch die KM-Taxonomie als Funktionen oder Funktionalitäten der Solutions, in die Solution- Dimension des Datenerfassungsplans zu übertragen. Die Zusammenarbeit erfolgt hauptsächlich mit den technischen Koordinatoren, die die vorgeschlagenen Metriken mit den Anbietern innovativer Solutions abstimmen sollten. Ihr Feedback sollte ordnungsgemäß berücksichtigt werden, sodass die Solutions danach bewertet werden, was sie unterstützen sollen. Die Evaluationskoordinatoren wiederum sind dafür verantwortlich, dass die Anbieter innovativer Lösungen eine angemessene Rückmeldung zu den Evaluationsergebnissen erhalten.
4. Die wahrscheinlich anspruchsvollste Aufgabe besteht in Bezug auf das Management der KM-Evaluation. Hier benötigen die Evaluationskoordinatoren adäquate Rückmeldungen darüber, wie die Praktiker die Wirksamkeit der während des Trials simulierten KM-Einsatzabläufe wahrnehmen. Dieses Feedback ist für die Bestimmung des „wirklichen“ Einflusses einer Solution auf die KM-Performanz entscheidend. Folglich müssen die benötigten Profile der KM-Praktiker den Koordinatoren für die Praktiker im Voraus mitgeteilt werden, um Zugang zu dieser fundamental wichtigen Evaluationsgrundlage eines Trials zu erhalten. Ein weiterer wichtiger Schritt in der Vorbereitungsphase ist die Übermittlung der szenariobezogenen Metriken an den/die Trial-Verantwortliche(n), um dafür zu sorgen, dass die tatsächlichen Arbeitsrealitäten im Szenario angemessen dargestellt werden. Nicht zuletzt müssen die technischen Koordinatoren darüber informiert werden, welche Daten aus dem Test-bed benötigt werden, damit die relevanten Daten in der richtigen Qualität, dem richtigen Format und der richtigen Menge erfasst und gespeichert werden. In der Evaluationsphase besteht die Hauptaufgabe schließlich darin, die Ergebnisse in der KM-Dimension mit den Ergebnissen in den Trial- und Solution-Dimensionen in Beziehung zu setzen. Änderungen in der KM-Performanz müssen durch eine angemessene Analyse in Bezug auf eine mögliche Ursache-Wirkung-Beziehung erklärt werden.