Role i obowiązki

„Właścicielem” Trialu jest organizacja ZK głównie odpowiedzialna za sam Trial. Chociaż z jednej strony Triale są wspólnym wysiłkiem, powinna istnieć jedna organizacja, która weźmie odpowiedzialność za planowanie, realizację i ewaluację przeprowadzonych czynności. Ta ważna rola obejmuje następujące obowiązki:

1. Opracowanie odpowiedniego scenariusza, który pozwoli na uwzględnienie w Trialu zidentyfikowanych luk i potrzeb głównego interesariusza (opracowanie scenariusza). 
2. Poprowadzenie Trialu z wykorzystaniem jednej lub więcej lokalizacji i dopilnowanie, aby wybrana lokalizacja odpowiadała celowi Trialu (gospodarz Trialu). 
3. Reżyserowanie Trialu – reżyser odgrywa istotną rolę we wszystkich fazach i, jak sama nazwa wskazuje, wyznacza właściwe kierunki, np. reżyser rozpoczyna Trial podczas realizacji i jest uprawniony do zatrzymania go w dowolnym momencie w przypadku wystąpienia problemów i/lub gdy konieczne jest wdrożenie działań ograniczających ryzyko.
4. Zarządzanie Trialem pod względem logistycznym (np. pomieszczenia i wyposażenie), bezpieczeństwa (np. dopilnowanie, aby osoby uczestniczące w Trialu nie były zagrożone), mediów (np. kontakty z mediami przed zdarzeniem i po nim) oraz zaangażowanych stron (od aktorów czynnych po biernych: uczestników, obserwatorów i gości).

Koordynator techniczny jest odpowiedzialny za właściwą konfigurację techniczną scenariusza Trialu, aby umożliwiał on dokonanie odpowiedniej oceny wybranych rozwiązań. Koordynator techniczny powinien w szczególności realizować trzy obowiązki:

1. Pierwszym aspektem jest zapewnienie odpowiedniego funkcjowania infrastruktury Technical Test-bed Infrastructure. Koordynator techniczny dopilnowuje, aby infrastruktura została odpowiednio dostosowana zgodnie z decyzjami podjętymi w fazie przygotowawczej oraz z wnioskami wyciągniętymi podczas prób. Zapewnia także niezakłóconą współpracę wszystkich elementów z rozwiązaniami badanymi podczas Trialu. W czasie trwania Trialu koordynator techniczny nadzoruje wszystkie aspekty techniczne (np. integrację z istniejącymi narzędziami w lokalizacji, w której odbywa się Trial, wymianę danych itp.).
2. Z tego powodu koordynator techniczny jest również odpowiedzialny za komunikację z dostawcami rozwiązań. Biorą oni aktywny udział w opracowywaniu Trialu, ponieważ wiedzą, jak najlepiej zintegrować swoje rozwiązania ze scenariuszami Trialu. Dostawcy rozwiązań muszą zatem uczestniczyć w odpowiednich spotkaniach poprzedzających fazę realizacji, aby uzyskać wszechstronny ogląd planowanych działań. Rola koordynatora technicznego nie kończy się jednak wraz z zakończeniem realizacji Trialu. Koordynator techniczny ściśle współpracuje bowiem z koordynatorem ewaluacji, przekazując mu informacje na temat ogólnego zastosowania platformy testowej.
3. Innym ważnym obowiązkiem jest zarządzanie szkoleniami, które odbyć mają uczestnicy Trialu. Koordynator techniczny podejmuje decyzje dotyczące potrzeb szkoleniowych, określając w jaki sposób należy przeszkolić uczestników aktywnie korzystających z wybranych rozwiązań podczas Trialu. W tym celu musi odpowiednio poinstruować dostawców rozwiązań i zaangażować ich w ogólne projektowanie Trialu od samego początku.  

Metodologia TGM opiera się na podejściu ukierunkowanym na praktyków – jest ono domyślnie uwzględniane w każdej fazie i na każdym kroku. Pojęcie „praktycy” należy rozumieć jako wszystkich odpowiednich interesariuszy ZK. Począwszy od wyboru potencjalnych rozwiązań odpowiadających na zidentyfikowane luki systemowe w kontekście potrzeb danego praktyka, aż po ostateczną ocenę potencjalnie innowacyjnych rozwiązań, to właśnie praktycy decydują ostatecznie, co należy ocenić, w jakiej perspektywie w jaki sposób i co uzyskane rezultaty oznaczają z perspektywy praktycznej. Na straży założenia, że metodologia TGM jest ukierunkowana na praktyków, stoi wyznaczony koordynator uczestników.

1. Jego podstawowym obowiązkiem jest zapewnienie współuczestnictwa praktyków ZK w odpowiednich fazach i krokach wdrożenia TGM. W tym zakresie kluczowa jest identyfikacja odpowiednich interesariuszy do kontekstu każdego Trialu. W idealnej sytuacji koordynator uczestników powinien mieć doświadczenie w zakresie ZK. Ułatwi mu to identyfikację właściwych profili uczestników potrzebnych do opracowania możliwie jak najbardziej realistycznego scenariusza Trialu. Ułatwi mu to także określenie głównych mierników w kontekście ewaluacji wpływu rozwiązania na obszar ZK. Ponadto należy zadbać o jasne komunikowanie oczekiwań, tak aby wszyscy praktycy mieli świadomość oczekiwanego zakresu uczestnictwa – również po realizacji Trialu, w analizie i rozpowszechnianiu rezultatów Trialu. Koordynator uczestników powinien dążyć do osiągnięcia minimalnego efektywnego zaangażowania praktyków ZK, z poszanowaniem towarzyszących im ograniczeń związanych z codziennymi obowiązkami. Należy jednocześnie zauważyć, że pozostałe osoby pełniące role w komitecie TC będą niejednokrotnie miały wobec koordynatora uczestników dość wysokie oczekiwania, dlatego też odpowiednie objaśnienie i komunikowanie realiów pracy praktyków jest niezwykle ważne.
2. Drugi obowiązek dotyczy zrównoważonego zarządzania relacjami z praktykami ZK. To zadanie o charakterze raczej zarządczym wykracza poza (współ)uczestnictwo merytoryczne praktyków, ponieważ dotyczy budowania i utrzymania puli praktyków będących bezpośrednimi uczestnikami Trialu i obserwatorami Trialu (uczestniczącymi pośrednio). Główne funkcje w tym zakresie obejmują zarządzanie kontaktami, komunikację i zadania związane ze sprawozdawczością.

Nadrzędnym celem Trialu jest dokonanie wszechstronnej oceny potencjalnie innowacyjnych rozwiązań. Poprawna ewaluacja wymaga neutralności, niezależności oraz odpowiedniego poziomu uprawnień decyzyjnych. Dlatego też zaleca się powierzenie poniższych obowiązków osobie, która nie jest odpowiedzialna za czynności wykonywane w ramach innych ról.

1. Aby zapewnić wysoką jakość ewaluacji, koordynator ewaluacji musi od samego początku aż do końca Trialu uważnie kontrolować i weryfikować jakość platformy testowej. Ważna jest wobec tego jego ścisła współpraca z koordynatorem uczestników. Kolejnym zadaniem jest usyskanie konsensusu pomiędzy oczekiwaniami praktyków a pragmatyzmemu decyzji podejmowanych przez właściciela Trialu. Odpowiedzialność za to spoczywa również na koordynatorze ewaluacji. Wypracowane ustalenia musi on przekazywać na bieżąco koordynatorowi technicznemu, który z kolei powinien regularnie kontrolować ich spójność z ustaleniami technicznymi. W idealnych warunkach takie podejście gwarantuje wszechstronną ocenę innowacyjnych rozwiązań w realistycznym otoczeniu. Z dążeniem do usyskania wysokiego realizmu wiąże się jednak szereg ograniczeń, takich jak ograniczona dostępność praktyków, presja czasu lub niewystarczające odzwierciedlenie realistycznych scenariuszy w symulacjach wirtualnych. Z tego powodu konieczne są pewne kompromisy, a koordynator ewaluacji odgrywa kluczową rolę w zrównoważeniu kosztów i korzyści płynących z różnych konfiguracji.
2. Kolejnym obowiązkiem jest zarządzanie ewaluacją Trialu. W tym przypadku koordynator ewaluacji odpowiada za przełożenie uzgodnionych celów i ograniczeń wynikających z pewnej umowności typowej dla symulacji na właściwe mierniki i wartości docelowe. Zadanie to wymaga ścisłej współpracy z właścicielem Trialu.
3. To samo dotyczy zarządzania ewaluacją rozwiązania. Zadaniem koordynatora ewaluacji jest przełożenie specyfikacji rozwiązania wyrażonej jako funkcje lub cechy zgodne z taksonomią ZK na kontekst oceny rozwiązania będący istotnym wkładem do planu zbierania danych. W tym zakresie koordynator ewaluacji współpracuje głównie z koordynatorem technicznym, który powinien uzgodnić sugerowane mierniki z dostawcami rozwiązań. Informacje od nich uzyskane należy odpowiednio uwzględnić, tak aby rozwiązania były oceniane pod względem tego, co mają wspierać lub w czym powinny pomagać. Koordynator ewaluacji jest także odpowiedzialny za przekazanie odpowiednich informacji zwrotnych na temat rezultatów oceny dostawcom rozwiązań.
4. Prawdopodobnie najtrudniejszym obowiązkiem jest zarządzanie ewaluacją w kontekście wpływu na obszar ZK. W tym przypadku koordynator ewaluacji opiera się na informacjach o tym, jak praktycy postrzegają skuteczność działań ZK symulowanych podczas Trialu. Tak powstałe wnioski są podstawą do określenia faktycznego wpływu rozwiązania na wydajność ZK. W związku z tym konieczne jest przekazanie koordynatorowi uczestników wymaganych profili uczestników, aby umożliwić mu tym samym właściwe zbudowanie fundamentu pod Trial. Kolejnym ważnym krokiem w fazie przygotowawczej jest przekazanie właścicielowi Trialu mierników związanych ze scenariuszem, aby zapewnić odpowiednie odzwierciedlenie w scenariuszu rzeczywistych procedur operacyjnych. Koordynator techniczny musi zostać poinformowany o tym, jakich danych potrzebuje platforma testowa, tak aby można było zebrać i przechowywać je w odpowiedniej jakości, formacie i we właściwej ilości. Na koniec, podczas fazy ewaluacji, głównym zadaniem koordynatora jest odniesienie i zinterpretowanie rezultatów uzyskanych w kontekście ewaluacji wpływu rozwiązania na obszar ZK do rezultatów uzyskanych w wymiarze oceny wydarzenia i wymiarze oceny poszczególnych cech rozwiązania. Zmiany wydajności ZK muszą zostać wyjaśnione w toku odpowiedniej analizy potencjalnych związków przyczynowo-skutkowych.