MÉTHODE : BASE DE RÉFÉRENCE

L’objectif d’une base de référence consiste à décrire votre processus existant. Cela signifie que vous « peignez un tableau » qui montre l’ensemble des rôles, des activités et des informations échangés dans votre situation de besoin capacitaire. Vous pouvez ensuite l’utiliser à des fins de communication : à l’aide d’une illustration, vous pouvez expliquer le processus de gestion de crise à un prestataire de solutions de manière simple et rapide. Cela vous aidera lors de la pleine intégration de tout type de solution dans votre processus de besoin capacitaire, ainsi que pour l’intégration technique.  

Donc, que faut-il faire ? Vous devez d’abord rassembler vos praticiens de gestion de crise - ceux qui connaissent le mieux le besoin capacitaire et son contexte. Ce faisant, vous avez déjà choisi certains des participants qui devraient selon vous jouer un rôle lors du trial. Examinez à présent chaque besoin capacitaire et le contexte du trial concerné. Faites un exercice de remue-méninges avec vos praticiens sur le processus concernant votre besoin capacitaire - dans quelles circonstances les personnes rencontrent-elles le besoin capacitaire et qui sont ces personnes ? Tâchez d’être aussi exhaustif que possible lorsque vous dressez la liste des rôles, de l’équipement et de tout le reste (vous pouvez vous inspirer du modèle de contexte du trial).  

Une fois cette liste dressée, tâchez de la représenter sous forme d’un organigramme quelconque pour montrer comment tous ces éléments et toutes ces personnes sont connectés.  

Créez une représentation visuelle montrant « qui fait quoi, quand, avec quel équipement, où et dans quelles circonstances ». À la page suivante, vous trouverez quelques idées sur la façon de procéder.  

Cette représentation visuelle/cet organigramme est votre base de référence. Il s’agit d’un modèle de votre processus de besoin capacitaire. Dans le meilleur des cas, il/elle inclut également le type d’informations échangées et les moyens par lesquels elles sont échangées. La visualisation est un excellent outil pour véritablement identifier les « points de besoin capacitaire » clés. C’est un outil qui donne aux personnes les moyens de discuter d’aspects spécifiques. Ce faisant, vous serez davantage en mesure de comprendre le besoin capacitaire et donc de trouver une solution sociotechnique innovante qui puisse le combler. C’est l’étape la plus importante car elle vous permet de sélectionner les solutions les plus appropriées pour votre trial - non pas par rapport au fait qu’elles prétendent être les meilleures pour vous, mais par rapport au fait que vous connaissez vos besoins avec précision.

Comme indiqué, vous commencez par vous réunir avec vos participants praticiens et à parler des besoins capacitaires identifiés et du contexte du trial qui a été mis par écrit.  

Ensuite, lancez une séance de remue-méninges pour chaque besoin capacitaire. Utilisez des notes repositionnables et un tableau blanc.  

• Tracez une chronologie sur votre tableau blanc. Cela représente le début et la fin pour remplir votre besoin capacitaire.
• Sur toute la longueur de cette chronologie, ajoutez à présent chaque tâche/action qui fait partie de ce processus de besoin capacitaire spécifique.  
• Puis, ajoutez tout l’équipement nécessaire à la réalisation de ces tâches/actions.  
• Et enfin, ajoutez tous les rôles.  

Maintenant vous pouvez, si vous le souhaitez, réorganiser vos notes repositionnables. Prévoyez une seule colonne pour chaque rôle. Là encore, procédez tout le long de votre chronologie.  

• Placez chaque tâche/action avec l’équipement nécessaire dans la colonne du rôle qui remplit cette tâche/action.  
• N’oubliez pas que les tâches s’influencent mutuellement, donc ajoutez d’autres tâches/actions que vous identifiez comme nécessaires afin d’élaborer un plan d’action cohérent.
• À l’étape suivante, réfléchissez aux processus de communication entre les rôles. Quel type d’informations sont communiquées ? Quand ? À qui ? En utilisant quels moyens (radio, téléphone fixe, etc.). Inscrivez le type d’informations et les moyens utilisés sur une note repositionnable et reliez les rôles à l’aide de votre marqueur.  

Félicitations ! Vous disposez à présent d’une représentation complète de votre base de référence. Comme il s’agit d’une version analogue, nous vous recommandons tout d’abord de : prendre des photos, puis de créer une version numérique. Au sein de DRIVER+, nous avons utilisé le BPMN (modèle de procédé d’affaire et notation), pour représenter la base de référence. Une présentation en ligne est disponible ici : www.bpmn.org. Mais n’hésitez pas à employer d’autres outils.