METODA: opis stanu początkowego

Założeniem opisu stanu początkowego (Baseline) jest przedstawienie danego procesu (który uznajesz za istotny z perspektywy planowanego Trialu) w jego obecnym stanie. Oznacza to, że należy nakreślić obraz ukazujący wszystkie role, działania i informacje wymieniane w sytuacji związanej z luką. Następnie opis ten można wykorzystać do komunikacji: korzystając z takiego obrazu, można szybko i łatwo wyjaśnić dostawcy rozwiązania, jak wygląda wdrożony obecnie proces zarządzania kryzysowego. Pomoże to przeprowadzić pełną integrację dowolnego rodzaju rozwiązania z procesem, w którym występuje luka, oraz integrację techniczną.  

Co należy zatem zrobić? Po pierwsze: zebrać swoich praktyków od zarządzania kryzysowego – tych, którzy najlepiej znają daną lukę i jej kontekst. W ten sposób identyfikujesz już część osób, które mogą odegrać rolę podczas Trialu. Teraz omówcie każdą lukę i odnośny kontekst Trialu. Przeprowadź z praktykami burzę mózgów na temat procesu, jaki odbywa się wokół luki – w jakich okolicznościach dana luka występuje i kto ją napotyka? Postaraj się jak najszerzej nakreślić obraz, podając role, wyposażenie i wszystkie inne informacje, jakie mogą mieć znaczenie (możesz zasugerować się szablonem kontekstu Trialu).  

Po sporządzeniu listy tych elementów postaraj się zilustrować je na diagramie pokazującym, w jaki sposób wszystkie te elementy i osoby są z sobą powiązane. 

Opracuj obraz wskazujący: „kto robi co, kiedy, za pomocą jakiego sprzętu, gdzie i w jakich okolicznościach”. Na następnej stronie znajduje się kilka pomysłów, jak można to zrobić.  

Taki obraz/diagram stanowi opis stanu początkowego. Jest to w istocie model procesu związanego z występowaniem luki. Najlepiej, gdyby zawierał on także rodzaje wymienianych informacji i metody ich wymiany. Wizualizacja taka jest wspaniałym narzędziem, które pozwala jasno wskazać najważniejsze miejsca, w których występują luki. Motywuje także praktyków do detalicznego przedstawiania sytuacji, a badaczom i osobom o profilu technicznym pozwala najlepiej zrozumieć lukę i znaleźć nowatorskie rozwiązanie, które będzie mogło ją wyeliminować. Jest to szalenie ważny krok, ponieważ tworzy podstawę pod późniejszy wybór najbardziej odpowiedniego rozwiązania do Trialu – nie dlatego, że zostało opisane jako najlepsze w danej sytuacji, ale dlatego, że udało się jasno określić potrzeby.

Jak już wspomniano, działania należy rozpocząć od spotkania z praktykami i rozmowy na temat zidentyfikowanych luk oraz zapisanego już kontekstu Trialu.  

Następnie należy zainicjować burzę mózgów dla każdej luki. Skorzystaj z karteczek samoprzylepnych i tablicy suchościeralnej.  

• Na tablicy narysuj oś czasu. Wskazuje ona początek i koniec procesu związanego z luką.
• Teraz wzdłuż osi dodaj każde zadanie/działanie stanowiące element określonego procesu związanego z luką.  
• W kolejnym kroku dodaj wszystkie elementy wyposażenia konieczne do wykonania zadań/działań.  
• Następnie dodaj wszystkie role.  

Teraz warto uporządkować zapisane karteczki samoprzylepne. Przeznacz jeden rząd dla każdej roli. Ponownie należy brać pod uwagę oś czasu.  

• Umieść każde zadanie/działanie wraz z dołączonym wyposażeniem obok roli, która realizuje dane zadanie/działanie.  
• Pomyśl o tym, że zadania wzajemnie na siebie wpływają, i dodaj kolejne zadania/działania, które uznasz za konieczne do opracowania jednego spójnego przebiegu działań.
• W następnym kroku pomyśl o procesach komunikacji między poszczególnymi rolami. Jakiego rodzaju informacje są przekazywane? Kiedy? Komu? Za pomocą jakich środków (radio, telefon stacjonarny itp.)? Zapisz rodzaje informacji i wykorzystywane środki komunikacji na karteczce samoprzylepnej i połącz role za pomocą markera.  

Gratulacje! Masz teraz przed sobą pełny opis stanu początkowego. Ponieważ w ten sposób powstała wersja analogowa, zalecamy, aby najpierw zrobić jej zdjęcie, a następnie opracować na tej podstawie wersję cyfrową. W projekcie DRIVER+ do opisania stanu początkowego wykorzystaliśmy notację i model procesu biznesowego (BPMN, Business Process Model and Notation). Wprowadzenie do niej znaleźć można pod adresem: www.bpmn.org. Można także śmiało skorzystać z innych narzędzi.