METOD: BASLINJE

Tanken med en baslinje är att den ska spegla en process så som den ser ut för närvarande. Det innebär att man ”skissar en bild” som visar alla roller, aktiviteter och informationsutbyten som ingår i den situation där förmågegapet uppstår. Denna bild kan sedan användas för att kommunicera och förklara krishanteringsprocessen för en lösningsleverantör på ett snabbt och enkelt sätt. Detta underlättar såväl den övergripande som den tekniska integreringen av vilken lösning som helst i den gapande processen.  

Vad behöver då göras? Först måste man samla alla krishanteringsutövare – de som bäst känner till förmågegapet och dess sammanhang. Genom att göra det har man redan valt ut några av de roller som man tänker sig kommer att ingå i försöket. Gå sedan igenom varje förmågegap och det aktuella försökssammanhanget. Brainstorma med utövarna kring den process som omger förmågegapet – under vilka omständigheter påträffas det och av vem? Försök att så utförligt som möjligt skriva listor över roller, utrustning och allt annat (mallen för försökssammanhanget kan ge inspiration).  

Efter att ha gjort upp en lista över all information kan man försöka lägga in den i ett slags flödesdiagram för att visa hur alla moment och personer hänger ihop.  

Skapa en bild av vem som gör vad, när, med vilken utrustning och under vilka omständigheter. På följande sidor finns några förslag till hur man kan göra det.  

Bilden/flödesdiagrammet utgör baslinjen. Den är en modell av processen. I bästa fall innehåller den också uppgifter om vilken slags information som utbyts och hur. Visualisering är ett jättebra verktyg när det gäller att verkligen se de viktigaste luckorna. Det underlättar när det gäller att diskutera specifika aspekter. Genom att göra detta kan man förstå förmågegapet på bästa sätt och därmed hitta en innovativ socioteknisk lösning som kan överbrygga det. Det här är det viktigaste steget eftersom det gör att man kan välja de mest lämpliga lösningarna för försöket – inte baserat på att de påstås vara bäst för er utan på att ni har en mycket tydlig bild av era behov.

Som tidigare nämnts börjar man med att träffa de utövare som ska delta och inleda ett samtal om de identifierade förmågegapen och det nedskrivna försökssammanhanget.  

Håll sedan en brainstormingsession för varje förmågegap. Använd post-it-lappar och en whiteboard.  

• ita en tidslinje på whiteboarden. Den motsvarar början och slutet av den gapande processen.
• Lägg sedan till varje uppgift/åtgärd som ingår i just den här gapande processen i tidslinjen. 
• Lägg därefter till all utrustning som behövs för dessa uppgifter/åtgärder.  
• Lägg till sist också till rollerna.  

Nu kan det hända att ni behöver ordna om post-it-lapparna. Ge varje roll en egen ”fil”. Fortsätt att jobba utmed tidslinjen.  

• Sätt ihop varje uppgift/åtgärd med tillhörande utrustning tillsammans med den roll som utför uppgiften/åtgärden.  
• Tänk på att uppgifterna påverkar varandra, och lägg till ytterligare uppgifter/åtgärder som ni identifierar som nödvändiga för att bilda ett helt, konsekvent tillvägagångssätt.
• Fundera i nästa steg på kommunikationsprocessen mellan de olika rollerna. Vilken slags information lämnas? När? Av vem? Med vilka medel (radio, fast telefon osv.)? Skriv de olika typerna av kommunikation och kommunikationsmedel på en post-it-lapp och koppla dem till rollerna med tuschpenna.  

Grattis! Ni har nu en fullständig bild av er baslinje. Eftersom det här är en analog version rekommenderar vi att ni först tar bilder av den och sedan skapar en digital version. Inom DRIVER+ har vi använt BPMN (Business Process Model and Notation), en affärsprocess med hjälp av en visuell representation, för att beskriva baslinjen. Här finns en introduktion till systemet online: www.bpmn.org. Men använd gärna andra verktyg.