METODO: LINEA DI
RIFERIMENTO

L'idea di una linea di riferimento è quella di raffigurare il vostro processo effettivo. Ciò significa che fornirete un quadro in cui mostrate tutti i ruoli, le attività e le informazioni scambiate in una situazione in cui emerge un "gap". Questo potrà poi essere usato per scopi comunicativi: grazie a questo quadro potete spiegare il processo di gestione delle crisi a un solution provider in modo facile e veloce. Ciò vi aiuterà con l'integrazione completa di qualsiasi tipo di soluzione nel vostro processo, oltre che con l'integrazione tecnica.  

Quindi, cosa bisogna fare? Prima di tutto, dovete radunare i vostri professionisti della gestione delle crisi, quelli che conoscono meglio il gap e il suo contesto. Così facendo, avrete già scelto alcuni dei ruoli che prevedete svolgeranno una parte importante nel trial. Ora riesaminate ciascun gap e il contesto del relativo trial. Discutete con i vostri professionisti sul processo relativo al gap: in quali circostanze agirà chi rileva il gap? Provate a essere il più esaurienti possibile elencando i ruoli, l'attrezzatura e tutto il resto (prendete spunto dal modello del contesto del trial).  

Dopo aver elencato tutto ciò, provate a raffigurarlo in un diagramma di flusso per mostrare come sono collegati tutti questi elementi e tutte queste persone.  

Create un diagramma che spieghi chi farà cosa, quando, con quale attrezzatura, dove e in quali circostanze. Nella pagina seguente troverete alcune idee di esempio.  

Questo quadro/diagramma di flusso sarà la vostra linea di riferimento. Si tratta di un modello del processo in cui emerge il gap. Nel migliore dei casi, includerà il tipo di informazioni scambiate e i mezzi con i quali vengono scambiate. La visualizzazione è un ottimo strumento per identificare realmente i "punti di gap" chiave e offre alle persone la possibilità di discutere di aspetti specifici. Così facendo, potrete comprendere al meglio il gap e trovare quindi una soluzione sociotecnica innovativa per colmarla. Si tratta dello step più importante perché vi consente di selezionare le soluzioni più adatte per il vostro trial, non perché sostengono di essere le migliori per voi, ma perché avete ben chiare le vostre necessità.

Come indicato, inizierete incontrando i professionisti partecipanti e parlando dei gap identificati e del contesto del trial definito. . 

Avviate poi una sessione di brainstorming per ciascun gap. Usate dei post-it e una lavagna.  

• Indicate una linea temporale sulla lavagna per rappresentare l'inizio e la fine del processo del gap.
• Ora, lungo la linea del tempo aggiungete ciascuna attività/azione che fa parte di questo speciale processo del gap.  
• Nello step successivo indicate tutta l'attrezzatura necessaria per queste attività/azioni.  
• Dopodiché, aggiungete i ruoli.  

Ora riordinate i post-it. Riservate una spazio per ciascun ruolo. Continuate a lavorare lungo la linea del tempo.  

• Associate ciascuna attività/azione all'attrezzatura collegata al ruolo che effettuerà tale attività/azione.  
• Pensate al fatto che le attività si influenzano a vicenda e aggiungete ulteriori attività/azioni che ritenete siano necessarie per creare un'unica linea di azione coerente.
• Nello step successivo pensate ai processi comunicativi tra i ruoli. Che tipo di informazioni viene fornito? Quando? A chi? Tramite quali mezzi (radio, telefono fisso, ecc.)? Annotate il tipo di informazioni e i mezzi utilizzati su un post-it e collegate i ruoli con un pennarello.  

Congratulazioni! Ora avete una raffigurazione completa della vostra linea di riferimento. Poiché si tratta di una versione analogica, consigliamo prima di tutto di scattare delle foto, dopodiché di creare una versione digitale. In DRIVER+ abbiamo utilizzato il Business Process Model and Notation (BPMN). Un'introduzione a questo modello è disponibile online: www.bpmn.org. Potete tuttavia utilizzare altri strumenti.