MÉTODO: DOCUMENTO DE REFERENCIA

El objetivo de un documento de referencia es describir su proceso real. Esto significa que usted «pinta un cuadro» que muestra todos los puestos, actividades e información intercambiada en la situación de brecha. Esto puede utilizarse así con fines comunicativos: al usar una imagen puede explicar el proceso de gestión de crisis a un proveedor de soluciones de forma rápida y sencilla. Esto le ayudará con toda la integración de cualquier tipo de solución en su proceso para cerrar la brecha, además de lograr su integración técnica.  

¿Qué es necesario hacer? En primer lugar, necesita reunir a los profesionales de gestión de crisis, aquellos que conocen mejor la brecha y su contexto. Al hacerlo, ya habrá elegido algunos de los puestos que prevé desempeñarán un papel en el trial. Ahora revise cada brecha y el contexto del trial que corresponda. Haga una tormenta de ideas con los profesionales sobre el proceso que rodea a la brecha, ¿en qué circunstancias se encuentra esa brecha? Trate de ser lo más exhaustivo posible enumerando puestos, equipamientos y todo lo demás (puede obtener inspiración de la plantilla de contexto del trial).  

Tras enumerar todo esto, trate de describirlo en un organigrama de algún tipo para mostrar cómo se interconectan todas esas cosas y personas.  

Cree una imagen que muestre quién hace qué, cuándo, con qué equipamiento, dónde y en qué circunstancias. En la página siguiente podrá ver varias ideas sobre cómo hacerlo.  

Esta imagen / organigrama es su documento de referencia. Es un modelo del proceso para la brecha. En los mejores casos, también incluye el tipo de información intercambiada y los medios utilizados para ese intercambio. La visualización es una herramienta excelente para verdaderamente identificar los «puntos clave de la brecha». Es una herramienta que capacita a las personas para tratar aspectos específicos. Al hacerlo podrá comprender la brecha y, por tanto, hallar una solución sociotécnica innovadora para cerrarla. Esta es la etapa más importante, ya que le permite seleccionar las soluciones más adecuadas para su trial, sin basarse en el hecho de que se autoproclamen como las mejores para su situación, sino basándose en el hecho de que usted conoce claramente sus propias necesidades.

Como ya hemos indicado, comenzará con una reunión con los profesionales participantes donde hablará sobre las brechas identificadas y el contexto del trial descrito.  

A continuación, iniciará una sesión de tormenta de ideas para cada brecha. Utilice notas adhesivas y una pizarra blanca.  

• Cree un cronograma en la pizarra blanca. Esto representa el principio y el final del proceso para su brecha.
• Ahora añada en este cronograma todas las tareas / actuaciones que forman parte de este proceso especial para la brecha.  
• A continuación, añada todos los equipamientos necesarios para estas tareas / actuaciones.  
• Después añada todos los puestos.  

Ahora puede que desee reorganizar las notas adhesivas. Dedique una fila a cada puesto. Vuelva a revisar el cronograma.  

• Asigne cada tarea / actuación con el correspondiente equipamiento al puesto que desempeña esa tarea / actuación.  
• Piense en el hecho de que las tareas se influyen entre sí y añada las tareas / actuaciones adicionales que se identifiquen como necesarias para crear una línea de acción completa y uniforme.
• En la siguiente etapa piense en los procesos de comunicación entre los puestos. ¿Qué tipo de información se facilita? ¿Cuándo? ¿A quién? A través del uso de qué medios (radio, telefonía fija, etc.). Anote el tipo de información y los medios utilizados en una nota adhesiva y conecte los puestos usando el rotulador.  

¡Enhorabuena! Ya tiene una descripción completa del documento de referencia. Como se trata de una versión analógica, le recomendamos en primer lugar: sacar fotos, y en segundo: crear una versión digital. Dentro de DRIVER+ utilizamos el MPN, el Modelo y Notación de Procesos de Negocio, para describir el documento de referencia. En este sitio web hallará una introducción a este sistema: www.bpmn.org. Pero puede utilizar otras herramientas.