METHODE: BASELINE

Een baseline is bedoeld om uw 'as is'-proces weer te geven. Dit betekent dat u 'een beeld schetst' waarbij alle rollen, activiteiten en uitgewisselde informatie in de tekortkomingssituatie worden getoond. Dit kan dan worden gebruikt voor communicatiedoeleinden: door middel van een beeld kunt u het crisismanagementproces op een snelle en gemakkelijke manier uitleggen aan een oplossingsleverancier. Dit kan u vervolgens helpen bij de volledige integratie van elke soort oplossing in het tekortkomingsproces, evenals bij de technische integratie.  

Wat moet er dus gebeuren? Eerst moet u de crisisprofessionals verzamelen - degenen die de tekortkomingen en de context het beste kennen. Daarbij hebt u al een aantal van de functies gekozen waarvan u denkt dat ze een rol spelen in de trial. Loop nu elke tekortkoming en de trialcontext in kwestie door. Brainstorm met de crisisprofessionals over het proces met betrekking tot de tekortkoming - in welke omstandigheden krijgt wie te maken met de tekortkoming? Ga daarbij zo volledig mogelijk te werk door rollen, apparatuur en alles op te sommen (u kunt zich laten inspireren door de trialcontextsjabloon).  

Nadat u dit allemaal hebt opgesomd, probeert u het in een soort pijlenschema weer te geven om te laten zien hoe al deze dingen en personen met elkaar in verband staan.  

Schep een beeld van "wie doet wat, wanneer, met welke apparatuur, waar en onder welke omstandigheden". Op de volgende pagina vindt u enkele ideeën hoe u dit kunt doen.  

Dit beeld / pijlenschema is uw baseline. Het is een model van het tekortkomingsproces. In het beste geval omvat het ook het soort uitgewisselde informatie en de manier waarop deze informatie wordt uitgewisseld. Visualisatie is een geweldig hulpmiddel om de belangrijkste 'tekortkomingspunten' echt te identificeren. Het is een hulpmiddel waarmee mensen over specifieke aspecten kunnen praten. Zodoende krijgt u een beter inzicht in de tekortkoming en kunt u er een ​​innovatieve sociotechnische oplossing voor vinden waarmee deze tekortkoming kan worden verholpen. Dit is de belangrijkste stap, omdat u hiermee de meest geschikte oplossingen voor uw trial kunt selecteren - niet gebaseerd op het feit dat ze beweren dat ze de beste voor u zijn, maar op het feit dat u een heel duidelijk beeld heeft van uw behoeften.

Zoals gezegd, begint u met het ontmoeten van de

deel­nemende crisisprofessionals en begint u te praten over de geïdentificeerde tekortkomingen en de genoteerde trialcontext.  

Start vervolgens een brainstormsessie voor elke tekortkoming. Gebruik post-its en een whiteboard.  

• Markeer een tijdlijn op uw whiteboard. Deze vertegenwoordigt het begin en het einde van het tekortkomingsproces.
• Voeg nu langs deze tijdlijn elke taak/actie toe, die deel uitmaakt van dit speciale tekortkomingsproces.  
• Voeg in een volgende stap alle apparatuur toe die nodig is voor deze taken/acties.  
• Voeg vervolgens ook alle rollen toe.  

Het kan zijn dat u nu uw post-its opnieuw wilt schikken. Wijs aan elke rol één strook toe. Nogmaals, werk langs uw tijdlijn.  

• Koppel elke taak/actie aan de bijhorende apparatuur voor de rol die deze taak/actie vervult.  
• Houd rekening met het feit dat de taken elkaar beïnvloeden en voeg verdere taken/acties toe, die u als noodzakelijk identificeert, om één volledige, consistente stap te creëren.
• Denk bij de volgende stap aan de communicatieprocessen tussen de rollen. Welk soort informatie wordt er gegeven? Wanneer? Aan wie? Via welk middel (radio, telefoon, etc.)? Noteer het soort informatie en de gebruikte middelen op een post-it en verbind de rollen met behulp van uw viltstift.  

Gefeliciteerd! U heeft een complete weergave van uw baseline. Aangezien dit een analoge versie is, raden we aan om ten eerste: foto's te maken en ten tweede: een digitale versie aan te maken. Binnen DRIVER+ hebben we gebruikgemaakt van de BPMN, Business Process Model and Notation, om de baseline weer te geven. Meer informatie hierover vindt u op: www.bpmn.org. Maar u kunt gerust andere hulpmiddelen gebruiken.