METHODE: BASELINE

Die Idee einer Baseline ist es, den Ist-Zustand Ihrer Organisation auf Prozessebene darzustellen. Das heißt, Sie „zeichnen ein Bild“, welches alle Rollen, Aktivitäten und Informationen, die in Ihrer Bedarfssituation ausgetauscht werden, darstellt. Das kann dann für Kommunikationszwecke verwendet werden: Mithilfe des Bildes können Sie einem Anbieter innovativer Lösungen den Krisenmanagementprozess schnell und einfach erklären. Das wird Ihnen bei der vollen Integration aller Typen von Solutions in Ihren Bedarfsprozess sowie bei der technischen Integration helfen.  

Was ist zu tun? Zunächst müssen Sie mit Ihren KM-Praktikern zusammenkommen – das sind diejenigen, die den Bedarf und ihren Kontext am besten kennen. Damit haben Sie bereits einige der Rollen ausgewählt, von denen Sie sich vorstellen können, dass sie eine Rolle im Trial spielen werden. Gehen Sie nun jeden Bedarf und den betroffenen Trial-Kontext durch. Halten Sie mit Ihren Praktikern ein Brainstorming über den Prozess, der Ihren Bedarf umgibt, ab – unter welchen Bedingungen tritt der Bedarf auf? Versuchen Sie, so umfangreich wie möglich die relevanten Rollen, Ausstattung und alles andere aufzulisten (Sie können die Trial-Kontextvorlage verwenden).  

Nachdem Sie das alles aufgeführt haben, versuchen Sie eine Art Flussdiagramm zu erstellen, aus dem hervorgeht, wie all diese Dinge und Personen zusammenhängen.  

Erstellen Sie ein Bild, das zeigt „wer, was, wann, mit welcher Ausstattung, wo und unter welchen Gegebenheiten verantwortet und durchführt“. Im Folgenden finden Sie einige Ideen dazu.  

Das Bild/Flussdiagramm ist Ihre Baseline. Es ist ein Modell Ihres Bedarfsprozesses. Im besten Fall zeigt es auch die Art der ausgetauschten Informationen und die Mittel, mit denen sie ausgetauscht werden. Visualisierung ist ein geeignetes Werkzeug, um die wichtigsten „Bedarfspunkte“ wirklich zu identifizieren. Es ist ein Werkzeug, welches die Anwender befähigt, über bestimmte Aspekte zu sprechen. Auf diese Weise können Sie den Bedarf am besten verstehen und können somit eine innovative soziotechnische Solution finden, mit der der Bedarf geschlossen werden kann. Das ist der wichtigste Schritt, weil er es Ihnen ermöglicht, die besonders geeigneten Solutions für Ihren Trial auszusuchen – nicht aufgrund der Tatsache, dass jemand behauptet, sie sei die Beste für Sie, sondern aufgrund der Tatsache, dass Sie sich über Ihre Bedürfnisse wirklich im Klaren sind.

Wie bereits erwähnt, beginnen Sie mit einem Treffen mit den teilnehmenden Praktikern und fangen an, über den identifizierten Bedarf und den schriftlich festgehaltenen Trial-Kontext zu sprechen.  

Dann führen Sie für jeden Bedarf ein Brainstorming durch. Verwenden Sie Post-Its und ein Whiteboard.  

• Markieren Sie eine Zeitachse auf dem Whiteboard. Diese stellt den Beginn und das Ende Ihres Bedarfsprozesses dar.
• Nun fügen Sie dieser Zeitachse jede Aufgabe/Handlung hinzu, die zu diesem speziellen Bedarfsprozess gehört.  
• Im nächsten Schritt fügen Sie die für diese Aufgaben/Handlungen benötigte Ausrüstung hinzu.  
• Fügen Sie dann auch sämtliche Rollen und Zuständigkeiten hinzu.  

Jetzt müssen Sie gegebenenfalls Ihre Post-Its neu anordnen. Legen Sie für jede Rolle eine Zeile an. Arbeiten Sie wieder entlang Ihrer Zeitachse. 

• Ordnen Sie jeder Aufgabe/Handlung die benötigte Ausrüstung und Rolle, welche diese Aufgabe/Handlung ausführt, zu.  
• Denken Sie daran, dass Aufgaben einander beeinflussen und fügen Sie weitere Aufgaben/Handlungen hinzu, die Sie als notwendig identifizieren, um ein vollständiges und konsistentes Vorgehen zu schaffen.
• Im nächsten Schritt denken Sie an die Kommunikationsprozesse zwischen den Rollen. Welche Art von Information wird gegeben? Wann? An wen? Mit welchen Mitteln (Funk, Festnetz usw.). Notieren Sie die Art der Information und die verwendeten Mittel auf einer Haftnotiz und verbinden Sie die Rollen mit Ihrem Marker.  

Herzlichen Glückwunsch! Jetzt haben Sie eine komplette Darstellung Ihrer Baseline. Da es sich hier um eine analoge Version handelt, empfehlen wir, zuerst Bilder aufzunehmen und anschließend eine digitale Version zu erstellen. Bei DRIVER+ haben wir zur Darstellung der Baseline das BPMN, Business Process Model and Notation (Geschäftsprozessmodell und -notation), verwendet. Eine Einführung dazu finden Sie online: www.bpmn.org. Sie können jedoch auch andere Werkzeuge verwenden.