PRÉPARATION

Vous visez à combler votre besoin capacitaire grâce à une solution sociotechnique. Il peut s’agir de matériel ou d’un logiciel, d’un cours de formation, d’une nouvelle procédure ou d’un mélange de ces éléments. Il est important que vous trouviez une solution qui est réellement prometteuse pour améliorer la situation actuelle. 

La première tâche consiste à obtenir une première impression auprès des futurs utilisateurs potentiels. Demandez au prestataire de solution de répondre aux questions suivantes afin d’évaluer l’adéquation à vos besoins :

1. Mission: Mission : Comment la solution contribue-t-elle à la gestion de crise ?

2. Intégration : Comment est-elle intégrée aux opérations de gestion de crise existantes ?

3. État de préparation : Quelle est la maturité de la solution et a-t-elle été testée ou éprouvée ?

4. Motivation : Comment la solution résout-elle les problèmes des praticiens ?

5. Références : Quelles références existent concernant l’application de la solution ?

En vue de vous préparer à l’étape suivante, vous pouvez éventuellement demander les ressources et le savoir-faire requis pour utiliser l’application, certaines spécifications techniques, ainsi que les coûts d’investissement nécessaires au déploiement de la solution. Pour ne pas surcharger le prestataire de solution, la longueur des réponses doit être limitée de manière appropriée (par ex. deux pages au total). Une fois les réponses collectées, vous devez inclure les utilisateurs potentiels, les praticiens de la gestion de crise, afin de solliciter un retour d’information et leur demander si la solution semble prometteuse ou non. Les résultats doivent être discutés au sein du Comité de trial, afin de déterminer les solutions qui semblent prometteuses pour combler les besoins capacitaires. À l’appui de cette discussion, il est possible d’examiner les questions suivantes :

1. La solution peut-elle être utilisée pour combler le besoin capacitaire initial et apporter une réponse à la principale question de recherche du trial ?

2. Le prestataire de solution est-il en mesure de fournir une formation appropriée afin que les utilisateurs finaux potentiels puissent appliquer la solution lors du trial ?

3. La solution nécessite-t-elle une configuration technique spécifique pour être mise à l’essai et la technical test-bed infrastructure est-elle en mesure de les satisfaire ?

4. Le prestataire de solution est-il disposé et en mesure de participer et de contribuer aux tâches et réunions liées au trial ?

Il est recommandé d’organiser une réunion physique ou virtuelle avec le Comité de trial et les prestataires de solution, au cours de laquelle ces questions seront expliquées et discutées avec attention. Cependant, la décision finale doit être prise au sein du Comité de trial et communiquée peu de temps après la réunion. Dans le cas où une solution n’est pas sélectionnée, il est important d’apporter une réponse appropriée afin que le prestataire de solution puisse mieux comprendre les raisons justifiant cette décision.