PRZYGOTOWANIE

Twoim celem jest wyeliminowanie luki za pomocą rozwiązania socjotechnicznego. Może być nim sprzęt lub oprogramowanie, szkolenie, nowa procedura lub połączenie tych elementów. Ważne jest, aby znaleźć coś, co rzeczywiście może poprawić obecną sytuację.  

Początkowym zadaniem jest zapytanie potencjalnych przyszłych użytkowników o ich pierwsze wrażenia. Należy zatem poprosić dostawcę rozwiązania o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania, które pozwolą ocenić poziom dopasowania rozwiązania do danych potrzeb:

1. Misja: w jaki sposób rozwiązanie przyczynia się do usprawnienia zarządzania kryzysowego?

2. Integracja: w jaki sposób rozwiązanie wpisuje się w istniejące operacje zarządzania kryzysowego?

3. Gotowość: na ile dojrzałe jest rozwiązanie i czy zostało już przetestowane lub sprawdzone?

4. Motywacja: w jaki sposób rozwiązanie rozwiązuje problemy, z jakimi zmagają się praktycy?

5. Referencje: jakie istnieją referencje dotyczące zastosowania danego rozwiązania?

Aby przygotować się na kolejny krok, można dodatkowo poprosić o wskazanie wymaganych zasobów i przekazanie know-how dotyczącego użytkowania aplikacji, niektórych specyfikacji technicznych oraz o podanie kosztów inwestycji koniecznych do wdrożenia rozwiązania. Aby nie przeciążać dostawcy rozwiązania, należy odpowiednio ograniczyć długość udzielanych odpowiedzi (np. do dwóch stron łącznie). Po zebraniu odpowiedzi należy włączyć do dyskusji potencjalnych użytkowników – praktyków ZK – i poprosić ich o opinię, czy dane rozwiązanie ich zdaniem wydaje się obiecujące, czy nie. Uzyskane wyniki należy omówić w komitecie TC, aby ustalić, które rozwiązania dają nadzieję na wyeliminowanie zidentyfikowanych luk. W dyskusji przydać się mogą następujące pytania:

1. Czy dane rozwiązanie można wykorzystać do wyeliminowania luki i udzielenia odpowiedzi na główne pytanie badawcze Trialu?

2. Czy dostawca rozwiązania jest w stanie zapewnić odpowiednie szkolenie, aby potencjalni użytkownicy końcowi mogli wykorzystać rozwiązanie podczas Trialu?

3. Czy rozwiązanie wymaga specjalnego przygotowania technicznego, jeżeli ma zostać wykorzystane w Trialu, oraz czy infrastruktura test-bed technical infrastructure jest w stanie podołać tym wymaganiom?

4. Czy dostawca rozwiązania chce i może uczestniczyć w zadaniach i spotkaniach związanych z Trialem oraz wnieść do nich swój wkład?

Zaleca się zorganizowanie osobistego lub wirtualnego spotkania komitetu TC z dostawcami rozwiązań, podczas którego powyższe pytania zostaną dokładnie objaśnione i omówione. Ostateczną decyzję komitet TC powinien jednak podjąć i przekazać krótko po spotkaniu. Jeżeli jakieś rozwiązanie nie zostanie wybrane, wówczas należy przekazać jego dostawcy stosowną odpowiedź przedstawiającą uzasadnienie takiej decyzji.