Hulpmiddel: OBSERVER
SUPPORT TOOL

De Observer Support Tool registreert alle waarnemingen van de waarnemers digitaal, zodat ze tijdens en na de trial kunnen worden geanalyseerd. Om feedback te verzamelen, biedt de OST ook de mogelijkheid aan deelnemers en trialmedewerkers om vragenlijsten in te vullen, direct nadat (een deel/periode van) de trial is uitgevoerd.

De OST bestaat uit een webapplicatie voor de waarnemers die doorgaans vanaf een tablet wordt uitgevoerd. Dezelfde applicatie is ook toegankelijk in een browser op een

desktopcomputer, een laptop of een mobiel apparaat, bijvoorbeeld voor deelnemers om de vragenlijsten in te vullen en voor de evaluatiecoördinator om de trialspecifieke waarnemingssjablonen (d.w.z. checklists) en vragenlijsten op te stellen. Verder draait er een server om alle checklists en vragenlijsten te beheren en alle antwoorden te registreren. Deze server is aangesloten op de trialmanagementtool, zodat de juiste checklists/vragenlijsten beschikbaar zijn op de toepasselijke momenten tijdens het uitvoeren van de trial. Alle verzamelde observatie- en vragenlijstgegevens worden daarna gedeeld met de After-Action-Review Tool, zodat deze centraal worden opgeslagen ter evaluatie.

De functionaliteiten van de Observer Support Tool binnen elke fase zijn:

Voorbereidingsfase:

• Definitie van trialperioden (d.w.z. onderdelen van de trial waarin verschillende verschijnselen worden verwacht).
• Definitie van rollen in de trial (bijvoorbeeld waarnemer in kamer A, deelnemer soort B).
• Definitie van de waarnemingssjablonen (d.w.z. checklists en vragenlijsten) die uit een of meer vragen bestaan.
• Toewijzing van waarnemingssjablonen aan rollen en aan trialfasen.

Uitvoeringsfase:

• Definitie van de gegevensverzamelingssessie tijdens testen, dry runs of de trial, door gebruikersaccounts aan te maken en de gebruikers uit te nodigen.
• Toewijzing van gebruikers aan rollen.
• Toezicht van het gegevensverzamelingsproces.
• De trialperiode wijzigen, handmatig of via de trial-management tool.
• Momenteel geldende waarnemingssjablonen en berichten naar rollen (d.w.z. gebruikers) sturen.
• Aantonen hoeveel antwoorden op waarnemingssjablonen zijn ingevoerd door gebruikers en deze antwoorden tonen.

Evaluatiefase:

• De in waarnemingssjablonen ingevoerde antwoorden exporteren naar CSV-formaat.
• Deze antwoorden delen met de After-Action-Review Tool.
• Deze antwoorden herzien.

Om de OST te configureren, moet de evaluatiecoördinator (en zijn/haar collega's) de volgende inputs verstrekken:

• Lijst van trialperioden.
• Lijst van rollen in de trial die de OST zullen gebruiken (bijvoorbeeld waarnemer A, B, C en deelnemer 1, 2, 3).
• Set met waarnemingssjablonen (bijvoorbeeld checklists voor waarnemers en vragenlijsten voor deelnemers).
• Informatie in welke trialperiode bepaalde waarnemingssjablonen moeten worden weergegeven.
• Toewijzing van waarnemingssjablonen aan rollen.
• Gebruikersaccounts (bijvoorbeeld gebruiker John Doe = rolwaarnemer A).
• Korte beschrijving van trial.